Jak hospodařím s časem
Dneska ráno cestou do práce jsem při čtení mobilu na semaforech narazil na tyhle dva příspěvky:
V tomto kratším článku bych chtěl napsat jak hospodařím s časem já.
Vybírejte si co budete dělat
To je podle mého vůbec to nejdůležitější. Můžete strávit v práci 16 hodin denně, ale když budete pracovat na nedůležitých věcech je to k ničemu. Vybírat důležité věci se naučíte pouze praxí, zkušenostmi. To v žádné knížce nevyčtete. Neexistuje universální návod. Souvisí to s cíly. Člověk by měl věcech čeho chce v různých časových horizontech dosáhnout (dnes, týden, měsíc, půl roku, rok, 5 let, 10 let). Já osobně v pracovní rovině nemám plán na více než nějaký 1.5 roku dopředu. Dál prostě neplánuju. Neumím to. Nevím co za rok a půl bude.
Tady bych okomentoval ten špatně umístěnej vypínač:
Ten vypínač je asi ve firmě, která se nespecializuje na správně umístěné vypínače. Není to její byznys. Dělá něco jiného. Chci tím říct, že tráví svůj čas nad něčím lepším a užitečnějším než je změna pozice vypínače.
Nezkoumal jsem, ale nedivil bych se, kdyby autor toho tweetu byl UX designér, grafik nebo obecně geek. Trpí profesionální deformací (a já ji trpím taky). Spočívá v tom, že chceme mít vše dokonalé. Řešil (zabývat se) věcmi, které normální člověk, neřeší. Nevadí jim. Kdyby ten vypínač byl na jiném místě změnilo by se něco? Chodil byste na to místo častěji? Utrácel tam více peněz? Já si naopak o řešení s cedulkou myslím, že to vyřešili levně a rychle a makaj a svým byznysu a nemají čas se patlat s takovýma blbostma jako poloha vypínače.
U nás ve firmě bychom mohli vyprodukovat 5× více práce (s 5× více lidmi) v oblasti A/B testování, programování, obecně zlepšování webu a celého byznysu. Ale vím jistě, že kdybych těch 5× více lidí najal stalo by se následující:
- Bylo by mnohem složitější je řídit. Efektivita práce by šla podstatně dolů.
- Ti lidé by pracovali na méně a méně podstatných úkolech. Prostě by začli „přendavat všechny ty vypínače na lepší místa“. Ale to je k ničemu. Je to škodlivě. Je to činnost pro činnost.
- Naší firmě by výrazně klesnul zisk. Možná bysme na tolik lidí ani neměli peníze.
Mám s výše uvedeným 2 zkušenosti:
- Měl jsem ve firmě 2 programátory. Druhého jsem najal, protože jsem měl pocit, že jeden nestačí. Že je tam tolik úkolů, že když budeme mít dalšího, zvládneme jít rychleji dopředu a firma více poroste. Chyba. Nedostatek prostředků (lidí, peněz) je strašně užitečná věc. Ukázalo se, že ten druhý programátor dělá jenom zbytné věci. Ty věci, o kterých jsme jako trochu doufali, že by mohli pomoci. Desítky vylepšení, opravy desítek malých chybiček (které se projeví u 2 zákazníků z 15 000 tisíc měsíčně). Prostě chyba. Takové chyby se neopravují. Je to škodlivé. Je jednodušší se lidem třeba omluvit (pokud to snižuje jejich komfort nákupu).
- Druhý případ je náš provozní manažer. Asi před rokem jsem měl pocit, že neumím firmu řídit. Co řeknu tak se neudělá. Lidi neplní úkoly atd. Tak jsem v srpnu najal provozního manažera. Hlavním úkolem byla optimalizace firemních procesů, hlídání nákladů, kontrola zda lidi dělají co mají. Nemyslím, že jsem najal neschopného člověka. Nedopadlo to dobře. Ve firmě se mnohem více komunikovalo, ale výsledek to nepřinášelo. Já jsem strávil obrovské množství času diskusemi s ním o koncepci. Když provozní manaže odešel stalo se následující – mám mnohem více času. I lidi začli poslouchat a vše najednou začalo jít skoro jako po másle. Může za to malinký posun v mém přístupu ke kolegům.
Emaily
Většinu dnů otevírám až po obědě. Prostě se ráno kouknu do svých Things (GTD nástroj) a plním úkoly. Když je nějaký z úkolů poslaná emailu není to problém. Otevřu emailového klienta napíšu ho a nepřečtené emaily ignoruju.
Synchronní vs. asynchronní komunikace
Když s lidmi z týmu nebo i s ostatními firmami něco řešít vždy přemýšlím, jestli je lepší řešit to po emailu nebo telefonem. Skoro bych to shrnul do pravidla – když používáš asynchronní komunikaci (email, basecamp) a po 3 konverzacích to nevede k cíli skonči s tím a druhé straně zavolej. Telefonát předem domluvte. I scénář a cíl hovoru. Během 10ti minut vyřešíte víc, než za několik dní pomocí asynchronní komunikace.
Nejde jenom o to kolik času vám zabere telefonát a kolik email. Telefonem to vyřešíte hned. Emailem vám mohou konverzace zabrat několik dní. Čas je důležitý.
Schůzky
Před léty jsem se scházel s každým kdo mi schůzku navrhnul. Teď je to skoro opačně. Dostat mě na schůzku je pro ostatní dost těžkej úkol. Dost schůzek odmítnu, protože mě jednoduše nepřijde efektivní se kvůli dané věci scházet. Typickým příkladem jsou schůzku s mediálkama ohledně různých reklamních kampaní, inzerce v novinách, časopisech. Všechny tyhle schůzky ruším. Za několik posledních let mám ty zkušenosti, že ani jedna z těchto schůzek nepřinesla firmě žádný měřitelný úspěch. Nevím čí to bylo chyba. Možná moje – že jsem byl špatný klient, navrhnul jsem špatné kampaně, špatné inzeráty. OK. Beru. Proto dělám jiné věci, tam kde vím, že jsem silný.
Žádné vyrušování
- Teď už mám samostatnou kancelář, ale když jsem bych v kanceláři společně se 2 kolegyněmi měl jsem na stole cedulku (přeložený list papíru), která měla 2 strany. První strana s nápisem „Nerušit“. Druhá strana „Můžete rušit“. Věděli, že když mám cedulku „Nerušit“ musí to být opravdu smrtelně vážné, aby mě vyrušit mohli.
- Skype zapínám na 10 minut denně. Gtalk ani ostatní online komunikační nástroje nepoužívám.
- Telefon mám v režimu Do not disturb. Zazvoní to pouze když volají lidi z mých favorites a nebo když někdo volá tuším 2× za sebou.
Sport
4 x týdně se seberu a jdu cvičit do posilovny, kterou mám cca 300 metrů od kanceláře. Cvičím od 10 do 11 hodin. Mnoho z vás si možná řekne, že to je ten nejproduktivnější čas a je škoda ho promrhat cvičením. No nevím. Od té doby co cvičím mám více energie, cítím se líp, možná vypadám líp. Važte si sami sebe a nebojte se vyčlenit si jenom pro sebe část pracovní doby.
Jak jsme ušetřili ve firmě denně několik člověkohodin a udělali kolegy šťastnější
S jednou kolegyní máme pravidelné 10ti minutové telefonáty. S tím souvisí i jedna věc, která ohromně naší firmě pomohla (Ilonko nezlob se, že to takto píšu :). Ilona je hyperaktivní člověk s obrovskou energií. Nedokážete si to představit. Problém byl, že denně si několik desítek minut psala online pomocí Skypu, Gtalku nebo telefonovala s ostatními členy našeho týmu. Také psala (snad desítky) komentářů do našeho firemního Basecampu. Často do vláken, kterých se ani neměla účastnit. Ilona byla schopná vytvořit stejný traffic, jako zbytek naší firmy dohromady. Bylo to díky její povaze, potřebě komunikace, potřebě zlepšovat věci. A taky díky tomu, že nebyla daná žádná pevná pravidla pro komunikaci. Respektive ona byla daná, ale v jejím případě selhávala.
Proto jsem vymyslel následující:
- Ilona bude zapisovat všechny věci, o kterých se se mnou chce bavit (ty věci, kterými dříve zavalovala všechny kolegy) do speciálního todo listu v Basecampu.
- Budeme mít denně 10 minut Skype call. Po 10ti minutách se odpojím (když trochu přeženu) i kdyby jsem byl uprostřed věty. Co se nedořeší jeden den, dořeší se ten druhý.
- Během Skype talku budeme probírat pouze věci z toho todo listu
- Ilona má zákaz psát do Basecampu kamkoliv jinam, používat Gtalk, Skype ke komunikaci ve firmě kromě případů, kdy si s druhou stranou dohodne call na určitý čas, call ma jasný scénář a jasné cíle co je potřeba vyřešit. Žádný Skype call nesmí trvat více jak 30 minut.
Funguje je to skvěle. Všichni jsou šťastnější. Mám z toho opravdu radost.
Celý článek 6 komentářů 28. February 2013